Тема 1: Середовище реалізації і сутність комунікаційного менеджменту

1. Роль і значення інформації в управлінській діяльності
2. Організація як середовище інформаційного обміну
3. Соціальні і економічні аспекти комунікаційного менеджменту

1. Роль і значення інформації в управлінській діяльності

Інформація має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.

На практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності досягнення цілі і розв'язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі,-- ця інформація називається дезінформацією.

Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Важливою вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).

Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною -- якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням.

До важливих характеристик, які визначають якість економічної інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у розробці і коригуванні управлінських інформаційних рішень.

Процес управління персоналом можна представити у вигляді множини рішень, які постійно приймаються, реалізовуються та спрямовані в кінцевому вигляді на досягнення головної цілі функціонування організації. Виробіток кожного з цих рішень повинен бути інформаційно забезпеченим.

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом представляє собою сукупність реалізованих рішень по об'єму, розміщенню та формах організації інформації, що циркулює в системі управління при її функціонуванні.

Отже, у керівників головний предмет праці - інформація, модифікуючи яку, вони розробляють і приймають рішення, які необхідні для зміни стану об'єкта управління. Тому в якості засобів праці керівника, перш за все, виступають засоби праці з інформацією, а результат їх діяльності проявляється в управлінській дії, прийнятті рішень і оцінюється на основі досягнень цілей організації.

Як відомо, основні ресурси підприємства - це люди, капітал, матеріали, технологія. Процес використання ресурсів можна проаналізувати на будь-якому підприємстві: як виробничому, так і на функціональному у сфері послуг. Фонди акціонерів і банків (капітал) використовують для купівлі деталей (матеріали), для будівництва збірних ліній (технологія) і для оплати праці персоналу (трудові ресурси), щоб виготовляти продукцію, яка в майбутньому буде реалізована з прибутком (результати). У свою чергу, ресурси інформації використовуються безперервно для зв'язку та координування кожної фази процесу виробництва. Інформація, яка відноситься до дослідження ринку, допомагає керівництву вирішувати, яка продукція, в якому асортименті і якої номенклатури сподобається покупцеві (переваги споживачів). Спілкування з персоналом дає інформацію, необхідну для якісного виконання цієї задачі.

Жодна організація не може здійснювати свою діяльність без інформації. У процесі нормального функціонування організації, управління нею, інформація необхідна всім її працівникам - від робітника до керівника найвищої ланки управління.

Як ми бачимо, на кожному етапі управлінської діяльності керівники потребують інформації як зовнішнього, так і внутрішнього середовищ. Володіння інформацією сьогодні є головним рецептом успіху, бо саме інформація, якщо вона оперативні, своєчасна і достовірна, дає можливість менеджерові прийняти менеджерові правильне рішення.

Інформація потрібна на будь-якому рівні управління, в будь-якій галузі і сфері організації. Однак лише для керівника такий ресурс, як інформація, є головним. Отримання, пошук інформації, відсіювання недоречної і зосередження уваги на релевантній інформації, обробка інформації та прийняття на основі цих результатів адекватного даній ситуації рішення - головна задача керівника. Потреба в інформації існує постійно, і ресурси інформації використовуються безперервно для користування та зв'язку кожної фази виробництва.

Таким чино, керівник виступає у якості посередника між зовнішнім середовищем та внутрішнім середовищем підприємства. Отримуючи і обробляючи зовнішню інформацію, менеджер представляє її на розгляд персоналу організації, при цьому важливе значення має зворотній зв'язок, який характеризує той факт, що інформація отримана, оброблена і відправлена одержувачем інформації відправнику. Отже, інформація у першому випадку виступає як предмет праці, а в другому - як редмет обміну між керівництвом та персоналом, і навпаки.

2. Організація як середовище інформаційного обміну

Ефективність управління визначається грамотним і вмілим використанням системи комунікацій в організації, розумінням особливостей обміну інформацією на всіх рівнях. Система комунікацій організації включає в себе комунікаційні мережі, які припускають посилку і отримання повідомлень з метою здійснення корисної взаємодії членів організації на різних рівнях. Комунікаційна мережа - це з'єднання певним чином беруть участь у комунікаційному процесі індивідів за допомогою інформаційних потоків. Комунікаційна мережа забезпечує: по-перше, реалістичність здійснення стратегічного плану організації, а також виконання завдань та ініціатив структурних підрозділів; по-друге, спосіб оцінки організаційної культури і відносин. Комунікаційна мережа - це з'єднання певним чином беруть участь у комунікаційному процесі індивідів за допомогою інформаційних потоків. У даному випадку розглядаються не індивіди як такі, а комунікаційні відносини між індивідами ^11. Комунікаційна мережа визначає спосіб, число і тип інформації, яку отримує кожен член організації. Комунікаційна мережа є індикатором того, які саме канали обміну інформацією відкриті, а які закриті для членів організації. 

Комунікаційна мережа не залежить від розташування членів в організації, а виключно характеризує використовувані ними комунікаційні канали. 

У кожній організації складається унікальний тип упорядкування комунікативного простору та обміну інформацією між її членами. Це вказує на значимість фактора міжособистісної взаємодії в будь комунікації. За основу виміру міжособистісної комунікації можна взяти такі дві змінні, як відкритість у комунікації та адекватність зворотного зв'язку. Перший вимір включає ступінь відкритості індивіда в процесі комунікації для інших в цілях отримання відповідної реакції від них, особливо їх реакції, що показує те, як вони сприймають нас і наші дії. Другий вимір показує ступінь, з якою люди діляться з іншими своїми думками і почуттями про них. Розглядаючи особливості управління міжособистісними комунікаціями, дослідники велику увагу приділяють комунікаційному стилю. 

Комунікаційний стиль - це спосіб, за допомогою якого індивід воліє будувати комунікаційне взаємодія з іншим. 

Існує багато різних стилів, які використовуються людьми в міжособистісної комунікації, так само як і багато підходів до визначення цих стилів. Знання стилів допомагає визначити, як себе вести і чого можна очікувати від поведінки, пов'язаної з тим чи іншим стилем. 

Поряд з поняттям «стиль керівництва» в літературі також зустрічається поняття «орієнтація керівника». Тут виділяють орієнтації керівників на інтереси і потреби підлеглих, на офіційні завдання організації, на себе. Кожна з цих орієнтацій являє собою ту чи іншу крайність. Оптимальна орієнтація керівника повинна поєднувати спрямованість на досягнення цілей організації з увагою до інтересів і потреб підлеглих. 

Відповідно до найбільш поширеною класифікацією виділяються автократичний, демократичний і номінальний стилі керівництва. Для демократичного стилю характерно увагу до інформації, що йде від підлеглих до керівника. Автократичного і номінальному стилям притаманне неувага до повідомлень підлеглих. 

Стилі комунікацій, на думку багатьох дослідників, перетинаються зі стилями керівництва. І це природно: керівництво - це управління людьми в процесі комунікації, взаємодії, а стиль - улюблений набір методів, прийомів здійснення керівних впливів. 

«Практика ефективної комунікації свідчить про переважання стилю, в якому індивід реалізує себе, - він більш бажаний і використовується в більшій кількості ситуації. У відношенні використання інших стилів важливо розуміння проблеми ефективного зворотного зв'язку, вміння розкрити себе й уміння слухати інших », - пишуть Виханский і Наумов. 

Було б неправильно думати, що якийсь один із названих комунікаційних стилів є найбільш бажаним. 

Розуміння процесу міжособистісного обміну інформацією сприяє зростанню ефективності управлінської діяльності. Проте на додаток до міжособистісних контактів керуючий повинен мати уявлення про перепони на шляху обміну інформацією в організації і методах вдосконалення такого обміну. Про сильному впливі комунікації на успіхи організації повідомляв Артур Вуд, колишній керівник фірми «Спірс». Розповідаючи про те, як його фірма зуміла збільшити обсяг продажів з 5 до 15 млрд доларів на рік, він заявив: «Багато років тому ми зрозуміли, що існує тільки один спосіб розширити справа - поліпшити комунікації» ^12. Безперечно, що комунікацією треба управляти. 

«Комунікаційні проблеми організації безпосередньо пов'язані з комунікаційними потребами організації» ^13, - пише Звіринців. Звіринців також вважає, що виявлення комунікаційних проблем організації починається зі збору інформації про її внутрішньому та зовнішньому середовищі, функціонування будь-якої управлінської системи. У певному сенсі менеджмент носить характер інформаційного процесу. 

3. Соціальні і економічні аспекти комунікаційного менеджменту

Під час комунікаційного процесу на поведінку громадян безпосередній вплив надає не тільки отримана ними інформація, але і їх потреби, переконання, симпатії і антипатії, часто підсвідомі стереотипи і звички, вироблені під впливом навколишнього природного соціального середовища і передаються з покоління в покоління. Тому, виробляючи стратегію і тактику комунікацій, менеджеру необхідно враховувати рівень політичної культури своїх співвітчизників і особливості національної культури Росії.

Якщо задум комунікатора, вступає в зіткнення з національною культурою народу, то він неминуче відторгається масами або спотворюється до невпізнанності в процесі реалізації («опір середовища»). Це особливо важливо з практичної сторони справи: успіх демонтажу, наприклад, тоталітаризму, безпосередньо пов'язаний з рівнем і змістом такої складової національної культури, як культура політична.

До кінця 90-х років стало ясно, що реальні результати політики, проводилася в Росії після падіння комуністичного режиму, вельми далекі від очікуваних. Це розвіяло багато надії, які покладав на позбавлення суспільство від тоталітаризму. Перехід до реальної і ефективної демократії виявився набагато складніше, ніж це передбачалося на початку перебудови.

Становлення нових форм життя гальмується численними невирішеністю проблемам:

-все більше загострюється

 - економічною кризою,

- конфліктом гілок влади,

-невизначеністю у відносинах між Центром і регіонами,

- зростанням сепаратизму,

- поширенням корупції і злочинності, за рівнем яких минаблизилися до часів громадянської війни.

Багато в чому це обумовлено не випадковими обставинами, а непродуманою системою комунікацій зверху вниз (особливо знизу в верх рівнями управління), початковими помилками державної політики, яка не враховувала ряд досить істотних особливостей Росії: історичну, національно-культурну, соціально-економічну, психологічну.