Тема 2: Комунікації в контексті еволюції теорії менеджменту

1. Специфіка і роль комунікації в менеджменті і соціальних системах
2. Принципи побудови комунікацій в школі наукового управління та адміністративній школі.
3. Розуміння комунікацій в школі людських відносин
4. Значення комунікацій в школі соціальних систем.
5. Принципи побудови комунікацій. Порівняльний аналіз.

1. Специфіка і роль комунікації в менеджменті і соціальних системах

Комунікація - це обмін інформацією між людьми, за допомогою слів, букв, символів, жестів, через які висловлюється відношення одного працівника до знань і розумінь іншого, досягається довіра і взаємоприйняття поглядів. Це необхідний елемент в діяльності менеджера, який спілкуючись з підлеглими, одержує інформацію для прийняття рішень, підтримує ділові контакти з партнерами. Якщо усунути комунікацію, то організація перестає бути керованою, її діяльність набуває хаотичного, нескоординованого характеру.

Розпізнають три аспекти комунікацій: технічний, семантичний і прагматичний. Технічний аспект зв'язують з процесами передачі інформації від однієї точки, устаткування або особи іншій по відповідним каналам. Семантичний аспект відображує передачу і прийом інформації, включаючи її розуміння одержувачем. Прагматичний аспект враховує вплив прийнятої інформації на поведінку одержувачів і ефективність використання цієї інформації [11, с.109].

Здійснення комунікацій - це зв'язуючий процес, необхідний для кожного управлінського дійства. Існує думка, що ефективно працюючі керівники - це ті, хто досяг успіхів у налагодженні комунікацій.

Організація комунікацій сприяє, з однієї сторони, підвищенню продуктивності праці, а з іншої - досягненню задоволеності в груповій взаємодії. У широкому розумінні комунікація не тільки сприяє інтелектуальному розвитку особистості, але й представляє собою засіб управління суспільством або соціальною групою.

Основна ціль комунікаційного процесу - забезпечити розуміння інформації, яка є предметом обміну. Але самий факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування в ньому людей. Для кращого розуміння процесу обміну інформацією та умов його ефективності, необхідно мати уявлення про його стадії, в яких приймають участь декілька людей

Безпосереднім продовженням і розвитком філософського аналізу є дослідження комунікацій у соціальних науках. Проблема комунікацій стала предметом розгляду бихевиористски орієнтованої соціальної філософії. Згідно з її основними положеннями групові взаємодії визначаються:

• через мотивацію і взаємодія, коли індивідів пов'язує процес їх взаємного задоволення потреб, і зв'язку організовуються і регулюються системою ролей і загальноприйнятих норм,
• з позицій інтеракції, коли індивіди знаходяться в постійному і більш або менш безпосередньому контакті, комунікації,
• з позицій досягнення значущих цілей.

Істотним внеском у побудову теорії комунікацій стала модель соціальної дії та соціальної взаємодії Т.Парсонса. Дія розглядається ним як процес досягнення мети і володіє такими характеристиками, як символічність, мотивационность.

ситуативність і системність. До структурних елементів дії належать: мета, засоби, умови, норми. Соціальна дія - це завжди взаємодія, яка базується на очікуваннях людей по відношенню один до одного. Соціальна взаємодія досліджує колективні суб'єкти дії. У системі будь-якого соціального взаємодії Парсонс розрізняє, принаймні, чотири аспекти:

• безліч взаємодіючих одиниць;
• безліч правил або інших «культурних кодів», які організовують орієнтації одиниць і сама взаємодія;
• система або процес взаємодії як такої;
• середовище, в якому ця система діє і з якої відбувається регулярний обмін.

2. Принципи побудови комунікацій в школі наукового управління та адміністративній школі.

Тема комунікацій отримала відповідний розвиток у різних школах управління.

У концепції основоположника «школи наукового управління» або «школи класичного менеджменту» Тейлора з'являється модель «організації як суми операцій», що розуміється як суто формальна структура з суворою регламентацією застосування матеріалів, інструментів і робочих операцій з точним обліком робочого часу.

Організація, по Тейлору,- це лише результат дії керуючих, які її повністю конструюють і настільки ж повно володіють нею.

Функції управління цією «машиною» виконує адміністратор.

Принципи системи Тейлора. Першим принципом системи Тейлора є

1. принцип поділу праці у сфері управління.

З'являються посадові обов'язки кожної штатної одиниці.

По-перше, це розподіл планування та виконання.

Іншими словами, спочатку визначимося з тим, що ми будемо робити, а вже потім як. Нічого неможливого немає.

По-друге, поділ праці у самій сфері управління. У його теорії, а потім і практиці вводиться система «функціональних майстрів»: інспектор, майстер з ремонту, майстер, встановлює темп роботи, бригадир і т.д.

Іншим наріжним каменем системи Тейлора є

2. принцип індивідуальної мотивації. Тейлор вважав, що індивідуальний працю ефективніше групового, і працю робітників, об'єднаних в артілі, стає менш ефективним, ніж при стимулюванні їх особистого самолюбства.

3. принцип - це положення про можливість повного контролю всіх процесів в організації.

А.Файоль продовжує концепцію класичного менеджменту, вводячи в уявлення про «організації-машині», «організації-ієрархії» як безособовому механізмі, адміністративної піраміді з різними рівнями управління, пронизану формальними зв'язками. Розвиваючи ідею Тейлора про поділ управлінської праці, Файоль виділяє такі функції, як: 1) передбачення, 2) планування, 3) організація, 4) координування, 5) контроль.

При цьому адміністрування розуміється як одна з шести основних функцій управління:

• технічної діяльності,
• комерційної діяльності (закупівля, продаж, обмін),
• фінансова діяльність (пошуки капіталу і його ефективне використання).
• захисна діяльність,
• бухгалтерська діяльність,
• адміністрування.,

При цьому адміністрування розуміється як одна з шести основних функцій управління:

технічної діяльності,

• комерційної діяльності (закупівля, продаж, обмін),
• фінансова діяльність (пошуки капіталу і його ефективне використання).
• захисна діяльність,
• бухгалтерська діяльність,
• адміністрування.

Важливим напрямом його досліджень стала наукова розробка принципів організації управлінської діяльності. Файоль виділяє 13 принципів адміністративної теорії:

• поділ праці,
• влада,
• дисципліна,
• єдність командування,
• підпорядкування індивідуальних інтересів загальному інтересу,
• винагорода,
• централізація,
• скалярна ланцюг (лінія влади),
• порядок,
• рівність,
• стійкість посад особового складу,
• ініціатива,
• корпоративний дух.

3. Розуміння комунікацій в школі людських відносин

Виникнення доктрини людських відносин пов'язано з ім'ям американського соціолога Елтона Мейо, відомого своїми дослідженнями в області соціології виробничих відносин» і «хоторнскими» експериментами. Підсумком цих експериментів став висновок Мейо про вирішальний вплив на зростання продуктивності праці не матеріальні, а головним чином психологічних і соціальних факторів.

У працях представників «школи людських відносин» Э.Мэйо, М.Фоллет, Ф.Ротлисбергер, Ч.Барнард, Г.Саймон розроблена модель «організації-громади». Вона передбачала, що в організації утворюється неформальна група, яка стихійно виробляє власні норми поведінки. Для людини ця група винятково важлива: у ній він задовольняє свої соціальні потреби в спілкуванні, повазі і т.п. У зв'язку з розумінням цього в концепції менеджменту на зміну суворої формалізації організаційних процесів, жорсткої ієрархії підпорядкованості, властивих класичній теорії менеджменту приходить вимога ретельного обліку неформальних аспектів організації. Представники «школи людських відносин» концентрують увагу на вивченні групових відносин, підкреслюючи, що «групові цінності» - це найбільш важливий фактор, який повинен враховуватися при «наукової організації управління». Недостатньо створити в організаційній системі умови, що забезпечують стимулювання лише індивідуальних умов робітників: необхідні заходи, звернені до певних соціальних груп, враховуючи при цьому їх психологічні та соціальні особливості.

Перерахуємо основні аспекти «концепції людських відносин». Перший з них - критика «класичного» принципу «максимально можливого поділу праці». Цей принцип неефективний в силу появи «дисфункціональних наслідків поділу праці. Соціальні групи, які утворюються в результаті існуючого поділу праці, набувають достатню самостійність і, маючи власні цілі та цінності, часто протистоять керівництву і організації в цілому.

Другий пов'язаний з цим аспект стосується визнання «дисфункціональних наслідків» природної реакції групи на монотонність праці і строгість адміністративного контролю. Природними і неминучими є і протиріччя між адміністрацією та різними підрозділами, «подгрупповая дивергенція цілей», «подгрупповой конфлікт», «упередженість в комунікаціях» і т.д.

Наступним напрямком у дослідженні є вивчення факторів «ідентифікації з під-частиною організації». Серед цих факторів зазначається:

• «аналогічність одержуваних завдань»,
• «аналогічність умов роботи»,
• «єдині уявлення про цінності», що формуються в процесі підготовки до роботи,
• «частота взаємодій»,
• «сталість спілкування».

Зокрема був зроблений висновок, що підрозділи, які мають різні функції і займаються різними видами діяльності, виробляють різні атрибути», тобто різну орієнтацію членів щодо часу, завдань і міжособистісних відносин, а також будуються за різними внутрішнім формальним структурам (Гарвардська школа бізнесу). Механізм подолання «міжгрупового суперництва», пов'язаного з ціннісними відмінностями, був запропонований Ренсисом Лікерта. Він полягає з включенням керівництва кожного підрозділу невеликі спільно працюють групи. Така група буде виконувати функцію сполучної осі». До позиції-керта частково примикають Лорш і Лоренс (Гарвардська школа бізнесу). Подолання конфлікту, породженого «дивергенцією цілей», можливо з допомогою «інтегруючих коштів» у вигляді окремих підрозділів, що мають координаційні функції. Застосування цієї моделі диференціації та інтеграції» має передувати діагностування конкретних міжгрупових конфліктів.

4. Значення комунікацій в школі соціальних систем.

«Школа соціальних систем» синтезує досягнення «класичного» напрямки і «школи людських відносин», намагаючись подолати обмеженість обох напрямків. Значимість комунікацій усвідомлюється в ній повною мірою.

Школа соціальних систем - це сукупність соціологічних підходів у менеджменті, що розглядають організацію як динамічну цільову багатофункціональну систему, що складається з різнорідних і взаємозалежних елементів (підсистем).

Отже, організація розглядається як комплексна система з низкою складових її підсистем:

• індивідом,
• формальною структурою,
• неформальною організацією,
• статусами і ролями,
• фізичним оточенням.

Очевидно, що складність структури робить центральним вивчення взаємодії підсистем і процесів зв'язку. Виділяються три сполучних процесу зв'язку: комунікація, баланс, прийняття рішень.

Система комунікацій утворює будова, конфігурацію організації. Вона служить засобом мотивації, контролю і координації. Рівновага як сполучний процес розглядається як механізм стабілізації організаційного цілого, його адаптації до мінливих умов. Це - механізм гармонізації потреб та установок індивідів з вимогами організації. Процес прийняття рішень «школа соціальних систем» вважає найважливішим засобом регулювання і стратегічного керівництва». Таким чином, тема комунікацій явно і неявно присутня в дослідженнях даної школи.

Так Т.Парсонс визначає саму соціальну систему через структуру інституційних стандартів і через систему взаємопов'язаних соціальних поводжень і ролей, які входять в неї діячів. Р.Мертон вводить уявлення про «явних і латентних функцій» і орієнтує дослідження на пошук прихованих функцій стандартизованих систем поведінки, на виявлення неформальних організацій і неформальних, «побічних» мотивів і цілей діяльності.

В працях одного з видатних представників «школи соціальних систем» Честера (підзаголовок) Барнарда проводиться дослідження формальної та неформальної організації. Воно конкретизується в аналізі «скалярної» і «латеральної» систем, концепції «прийнятого авторитету» передбачає, що остаточним критерієм оцінки авторитету є прийняття або неприйняття індивідами, адресованих їм наказів. Для того щоб накази були прийняті як авторитетні, вони повинні бути зрозумілими, відповідати цілі організації, порівнянні з особистими інтересами тих. кому адресовані і здійсненні. Крім того, передача директивної інформації повинна здійснюватися з урахуванням «зони байдужості», що означає, що кожен індивідуум охоче приймає накази лише в певних межах.

Значне місце займає в роботах Ч.Барнарда проблема «зв'язку». Головною функцією керівників організації є створення системи зв'язку, одна з найважливіших - це формальна організаційна структура. «Лінії авторитету» представляють собою «канали формального зв'язку», а адміністратори є «комунікативними центрами». Барнард визначає ряд формальних принципів зв'язку, в тому числі:

• канали зв'язку повинні бути точно визначені і добре відомі всім членам організації;
• необхідно визначити формальну зв'язок для кожного члена організації;
• лінія зв'язку повинна бути максимально короткою і прямої;
• лінія зв'язку повинна використовуватися цілком;
• компетенція осіб, які є комунікаційними центрами, має бути адекватною;
• не можна допускати переривання лінії зв'язку;
• кожне повідомлення повинно бути автентичним.3

5. Принципи побудови комунікацій. Порівняльний аналіз.