Тема 6: Планування як загальна функція менеджменту

1. Сутність та зміст планування як функції менеджменту
2. Види планування
3. Етапи процесу планування

1. Сутність та зміст планування як функції менеджменту

Під плануванням розуміють відносно відокремлений вид управлінської діяльності, який визначає перспективу та майбутній стан організації. Залежно від спрямованості та характеру завдань, що вирішуються, розрізняють три види планування: стратегічне, тактичне та оперативне.

Стратегічне планування полягає здебільшого у визначенні головних цілей діяльності фірми та орієнтоване на визначення запланованих кінцевих результатів, при цьому враховуються способи і засоби досягнення поставлених цілей, а також забезпечення необхідними ресурсами. Стратегічне планування охоплює період в 5-10 років, впливає на функціонування всієї системи управління і має віддалені наслідки.

Тактичне планування здійснюється на основі стратегічного і є інструментом виконання стратегічних планів. Цей вид планування стосується в першу чергу умов господарських операцій: виробничих потужностей, фінансування, інвестицій, середніх термінів збуту, персоналу.

Оперативне планування здійснюється на нижньому рівні організації - це планування конкретних дій на короткотривалий період. Для цього виду планування детально розробляються засоби та способи вирішення завдань, використання ресурсів, а також впровадження нових технологій.

Розглянемо деякі з планів.

Стратегічне планування містить встановлення цілей організації, аналіз середовища та стану організації, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії. Планування реалізації стратегії є логічним продовженням стратегічного планування та спрямоване на розробку способів її реалізації.

Кінцевим результатом стратегічного планування мають бути конкретні рішення і показники (рівень прибутків та витрат, обсяг реалізації тощо).

Стратегічне планування визначає цілі і терміни їх досягнення. Але для цього важливо знати, як реалізувати стратегію. Тобто існує необхідність її планування, яке здійснюється:

- з використанням адміністративних важелів (тактики, процедур, правил, політики);

- за допомогою економічних важелів (шляхом формування бюджету, застосування системи показників).

Необхідність якісного перетворення української економіки на принципово нових основах спонукає широко використовувати бізнес-планування для поліпшення ринкового функціонування вітчизняних підприємств.

Опанування технікою бізнес-планування є актуальним завданням. Підприємства повинні чітко уявляти потребу на перспективу у фінансових, матеріальних, трудових та інтелектуальних ресурсах, джерел їх отримання, а також уміти розраховувати ефективність використання ресурсів у процесі роботи.

Сьогодні бізнес-планування є універсальним інструментом прогнозування майбутнього та ефективним інструментом менеджменту, який має застосовуватися не тільки з метою залучення фінансових коштів, а й при керуванні розвитком підприємства, розробці реалістичних виробничих програм, планів злиттів, поглинань та ін. Використання цієї універсальної процедури дозволяє значно підвищити конкурентоспроможність підприємств, скоротити тривалість прийняття управлінських рішень, упорядкувати виробничі й фінансові цикли.

Загальносвітова практика бізнес-планування є галуззю, в якій менеджмент, планування, макроекономіка, маркетинг, фінансовий і економічний аналіз, соціальна й особистіша психологія, системний аналіз, високі технології взаємозалежними. Закордоном воно давно стало окремою галуззю людських знань, у якій є свої напрями, школи, багаторічні напрацювання, теоретичні й практичні методики. Ефективне використання цих знань дозволяє успішно організовувати новий і розширювати наявний бізнес, розробляти цілі організації, способи їх досягнення, мінімізувати ризики.

Бізнес-планування особливо необхідне, якщо підприємство вирішило:

o освоїти нові ринки (продукцію, послуги);

o відкрити нові напрями діяльності;

o отримати доступ до кредитної лінії;

o розширити або модернізувати виробництво;

o взяти участь у спільному підприємстві.

Бізнес-планування є процесом написання бізнес-плану, в якому можуть брати участь дві зацікавлені сторони: інвестор, який прагне оцінити ефективність вкладення коштів, і виконавці (в особі консультантів або персоналу підприємства).

У першу чергу це необхідно інвестору, бо від цього залежить доля його капіталу. Саме тому повинно відбуватися за особистої участі інвестора. Було б неправильно просто замовити написання бізнес-плану консультанту або повністю довірити це персоналу підприємства й дистанціюватися від самого процесу. Слід зазначити, що бізнес-план є:

o моделлю проекту й тверезою оцінкою реальних можливостей;

o необхідний для залучення інвесторів і/або одержання кредиту;

o інструментом управління проектом.

Основні переваги, одержувані підприємцем від бізнес-планування:

o можливість чітко обміркувати й оформити свої ідеї, перевірити їх життєздатність на папері шляхом розрахункову;

o можливість уникнути безлічі помилок і непотрібних витрат, заощадити гроші, час і нерви;

o можливість набагато краще зрозуміти механізм роботи підприємства і діяти в ринковому середовищі ефективніше;

o після завершення процесу написання бізнес-плану він служитиме чітким алгоритмом дій.

Початкове бізнес-планування потребує значних коштів, зусиль і часу для збору й опрацювання інформації, зате наступне фінансове планування підприємства буде набагато простішим, тому що достатньо своєчасного періодичного внесення доповнень до поточного плану й адекватного реагування на ринкову ситуацію.

Бізнес-план містить такі розділи:

o вступ;

o характеристика продукції (послуг) та аналіз ситуації у сфері майбутньої діяльності;

o оцінка ринку збуту та конкуренції;

o стратегія маркетингу;

o план виробництва;

o організаційний план;

o юридичний план;

o оцінка ризику та страхування;

o фінансовий план;

o екологія.

Після завершення розробки план має бути перетворений у логічну послідовність цілеспрямованих дій. Ефективність його визначається двома параметрами: ступенем прийняття виконавцями та якістю і професіоналізмом. Тільки при високих значеннях цих параметрів на нього можна покладати певні надії.

2. Види планування

Будь-яке підприємство являє собою економічну (виробничу) систему, що виникла в результаті суспільного поділу праці й покликана самостійно чи у взаємодії з іншими аналогічними системами задовольняти потреби суспільства. У свою чергу, підприємство є частиною економічної системи більш високого рівня (держави) і змушене враховувати ті «правила гри», які диктує держава. Ці правила поведінки багато в чому визначаються формою планування, що використовується державою.

Існують дві форми планування, які на певному історичному етапі розвитку мали досить широке розповсюдження. Це — директивне й індикативне планування.

Директивне планування (обов'язкове, таке, що підлягає неухильному виконанню) припускає застосування насамперед командно-адміністративних важелів для забезпечення досягнення поставлених цілей.

Така форма планування застосовувалася у країнах з неринковою економікою, де використовувалася централізована система планування. Хоч дана форма планування і мала певні позитивні моменти (наприклад, можливість швидкої концентрації сил і ресурсів на найбільш важливих напрямках розвитку економіки країни) в цілому, вона не витримала випробування часом.

Індикативне планування є альтернативою командним методам управління, тому що не передбачає обов'язковості виконання рекомендацій.

Як інструмент управління індикативне планування найчастіше застосовується на макрорівні. Завдання індикативного планування називаються індикаторами. Індикатори — це параметри, що характеризують стан і спрямованість розвитку економіки. Вони розробляються органами державного управління в ході формування соціально-економічної політики і визначають характер державного впливу на господарські процеси з метою досягнення зазначених параметрів.

При індикативному плануванні в регулюванні економічних процесів крім держави беруть участь суб'єкти господарської діяльності, що характерно саме для ринкової економіки. При цьому регулювання ґрунтується на суміщенні непрямого і прямого регулювання при пріоритеті фінансово-економічних важелів впливу.

Таким чином, в умовах ринкової економіки планування не виключається як таке, а набуває інших форм. Діючи в умовах індикативної форми планування, підприємство самостійно здійснює вибір системи планів, що відповідають економічній ситуації. При цьому воно зупиняє свій вибір на тих видах планів, котрі в більшій мірі відповідають його довгостроковим інтересам і розумінню необхідного ступеня регламентації поточної діяльності.

Планування має системний характер, тобто всі види планів, розроблюваних на підприємстві, повинні становити деяку цілісність, що складається з взаємозалежних частин, кожна з яких робить свій внесок у характеристику системи. Ця система в основі класифікації планів має відмінності за термінами, на які розробляються плани, і ступенем деталізації планових розрахунків і завдань. У даний час, виходячи з терміну, на який розробляється план, склалася така система планування:

• стратегічне планування (10-15 років);

• довгострокове планування (5 -10 років);

• середньострокове планування (2-5 років);

• короткострокове (поточні й оперативні) планування (до року).

Стратегічне планування являє собою вид планової роботи, що полягає в розробці головних цілей діяльності підприємства й орієнтоване на визначення намічуваних кінцевих результатів з урахуванням засобів і способів досягнення поставлених цілей і забезпечення необхідними ресурсами для стабільного й успішного функціонування підприємства в довгостроковій перспективі. За допомогою стратегічного планування приймаються рішення з концептуальних питань розвитку підприємства (як розширювати діяльність в області бізнесу, які нові сфери бізнесу створювати й де, на якого споживача слід орієнтуватися, за яке положення на ринку необхідно боротися й т.п.). При цьому розробляються нові можливості підприємства, наприклад, розширення виробничих потужностей шляхом будівництва нових підприємств або придбання обладнання, зміни профілю підприємства або радикальна зміна технології. Стратегічне планування охоплює період в 10-15 років, має окремі наслідки, впливає на функціонування всієї системи керування і ґрунтується на величезних ресурсах.

Стратегія - це не функція часу, а функція напрямку. Вона не просто зосереджена на даному періоді часу, а містить у собі сукупність глобальних ідей розвитку підприємства.

Стратегічний план підприємства включає стратегічні цілі підприємства, основні орієнтири їхнього досягнення - планування росту, планування розвитку підприємства, інноваційне планування.

Стратегічні плани розробляються насамперед керівництвом підприємства (фірми), оскільки визначення стратегії вимагає масштабного погляду на майбутнє місце підприємства в економічній системі в досить далекій перспективі. Поняття «стратегія» грецького походження. Спочатку воно означало «мистецтво генерала» знаходити правильні шляхи до перемоги. Таким чином, справа вироблення стратегії підприємства — справа «генералів», але генералів менеджменту.

Стратегічному плануванню властиві такі риси:

• спрямованість у середньо- і довгострокову перспективу;

• орієнтація зусиль підприємства на вирішення ключових цілей, цілей, від яких залежить виживання і прогрес підприємства;

• врахування впливу на об'єкт планування зовнішніх факторів у досить віддаленій перспективі й підготовка принципових рішень з адаптації до них з метою отримання максимальної вигоди чи мінімізації витрат;

• органічне ув'язування можливостей і цілей підприємства в майбутньому із запитами ринку.

3. Етапи процесу планування

Процес планування незалежно від виду (стратегічне, тактичне, фінансове) складається з кількох етапів.

1. Збір, оцінка та аналіз інформації, яка включає економічні, правові, соціальні та політичні чинники; перспективи росту та конкуренції на існуючих і потенційних ринках; фінансові перспективи в основних секторах економіки; слабкі та сильні сторони банку.

2. Формулювання основної мети діяльності банку та конкретних завдань, які охоплюють загальні напрямки просування на ринку, корпоративні фінансові результати, методи управління банком, пріоритетні ринки та види банківських операцій.

3. Прийняття рішення та формулювання програми дій: установлення конкретних кількісних показників — доходи, витрати, обсяг кредитів, збитки за кредитами, структура активних операцій, структура депозитної бази тощо; конкретизація шляхів їх досягнення; перелік необхідних заходів; прийняття рішень щодо придбання та використання ресурсів, розширення або зміни організаційної структури; кадрове забезпечення.

4. Документування: оформлення планів у письмовій формі в такій послідовності — стратегія, тактичний план, бюджет, повний баланс і фінансовий звіт на рівні підрозділів та банку в цілому.

5. Координування та затвердження планів: загальний огляд, переговори, координація окремих планів, затвердження плану на рівні Правління банку.

6. Контроль за виконанням планів: аналіз доходів, витрат, ре-зультатів та ефективності планів; перевірка додержання строків виконання; у разі виявлення значних розбіжностей — аналіз причин та формування коригуючих заходів; забезпечення керівництва банку інформацією про хід виконання плану та одержані результати.

Одним з видів планування в банку є складання індивідуальних планів співробітників банку. Індивідуальний план виконує кілька важливих функцій. По-перше, за допомогою плану перед співробітником ставляться конкретні завдання, шляхи їх досягнення та терміни виконання. Це дає змогу бачити перспективу й слугує стимулом для поліпшення роботи кожного фахівця банку. По-друге, індивідуальний план дозволяє керівникові ефективніше організувати роботу колективу й контролювати виконання обов’язків кожним співробітником. По-третє, успішне виконання індивідуального плану є підставою для матеріального заохочення фахівців та розвитку їхньої кар’єри.

Індивідуальні плани мають складатися за участю керівника підрозділу або старшого співробітника. Обов’язковим елементом є перевірка результатів роботи та відповідність поставленим завданням. Без організації належного контролю за виконанням планів їх складання перетворюються на рутинну й непотрібну роботу.

У міжнародну банківську практику планування прийшло в 60-ті роки. Основною причиною, що змусила банки звернутися до процесу планування, було загострення конкуренції. Розробка планів, особливо стратегічних, розглядалась як один з дієвих інструментів у боротьбі з конкурентами за вихід на нові ринки, залучення клієнтури, пошук партнерів. «Сутність формулювання стратегії полягає в тому, щоб справитися з конкуренцією» (Майкл Портер) [15]. Загострення конкуренції в цей період зумовлювалося принциповими змінами, що сталися у фінансовому світі:

• вихід банків на міжнародну арену, що підняло конкуренцію на міжнародний рівень;

• виникнення нових фінансових ринків, які змінили характер фінансування банків та компаній;

• проникнення в банки комп’ютерної техніки, що допомогло розширити можливості діяльності та вдосконалити процес планування;

• перехід до методів диверсифікації продуктів та послуг, а отже, значне зростання пропозиції в банківському секторі; 

• поява та активізація діяльності небанківських фінансових організацій — пенсійних, страхових, інвестиційних фондів, довірчих товариств тощо, які почали здійснювати операції, раніше властиві лише банкам.

Майже сорокарічний досвід планування в міжнародній банківській практиці впевнено довів безумовну важливість і необхідність здійснення цієї функції менеджменту для успішної роботи банку. Численні дослідження свідчать про наявність сильної кореляції між плануванням і фінансовими результатами діяльності банку. Наприклад, результати довгострокового дослідження з вивчення корисності стратегічного планування — проект «Вплив ринкових стратегій на прибуток» — дозволили виявити 30 факторів, які цілком передбачувано впливають на прибутковість банку. Крім того, дослідження довели важливе значення планування не лише на рівні керівництва банком, а й на рівні відділень та інших структурних підрозділів.

Звичайно, саме по собі планування не зможе забезпечити успіх банку, але документально оформлений план приносить відчутну користь. Точне розуміння цілей банку допомагає вибрати найефективніші напрямки діяльності, а формальне (задокументоване) планування значно зменшує ризик прийняття хибного рішення внаслідок недостовірності інформації про внутрішні і зовнішні чинники.

Серед менеджерів банків існує думка, що в умовах стрімких змін на ринку складання планів у письмовій формі не обов’язкове. Безумовно, за наявності ефективних дій на ринку неформалізований підхід може привести до успіху, але протягом нетривалого періоду. Невизначеність стратегії і тактики поведінки на ринку в умовах загострення конкурентної боротьби не лише не гарантує успіху в майбутньому, а й ставить його під серйозний сумнів. Розуміючи всю важливість планування для подальшої успішної діяльності, менеджмент великих міжнародних банків значну увагу приділяє організації цього процесу як на корпоративному рівні, так і в окремих структу-рних підрозділах.